Checklist làm việc với xưởng may: hỏi gì, ký gì, kiểm gì

Nhiều local brand mất tiền oan không phải vì chọn sai xưởng, mà vì không hỏi đúng câu, không ký đúng giấy, không kiểm đúng lúc. Bài này gom lại thành một checklist bạn có thể in ra, tick từng mục, dùng lại cho mọi đơn hàng — dù làm việc với HYPO hay bất kỳ xưởng nào khác. Nếu bạn chưa từng sản xuất lần nào, nên đọc trước cẩm nang sản xuất áo thun local brand từ A–Z để có bức tranh tổng thể, rồi quay lại dùng checklist này cho từng bước cụ thể.

Nhóm 1: Hỏi gì trước khi chọn xưởng

Đây là giai đoạn lọc — trước khi bỏ thời gian làm mẫu hay bàn chuyện tiền bạc, hỏi thẳng những câu này để biết xưởng có phù hợp không.

• ☐ MOQ (số lượng tối thiểu) là bao nhiêu? Hỏi rõ MOQ cho từng loại việc: in/thêu trên phôi có sẵn khác với may phôi mới hoàn toàn. Đừng giả định MOQ giống nhau cho mọi trường hợp.
• ☐ Lead time từ lúc đặt đến lúc giao là bao lâu? Hỏi cả lead time làm mẫu lẫn lead time sản xuất đại trà — hai con số khác nhau và bạn cần cả hai để lên kế hoạch ra mắt.
• ☐ Quy trình làm mẫu ra sao, mất bao lâu? Mẫu để duyệt trước khi vào chuyền là bước không thể bỏ qua. Hỏi xưởng cho xem mẫu trước khi ký gì cả.
• ☐ In/thêu làm in-house hay thuê ngoài? Xưởng có máy in/thêu tại chỗ sẽ kiểm soát chất lượng và thời gian tốt hơn nhiều so với gửi đi nơi khác rồi chờ.
• ☐ Quy trình QC diễn ra ở đâu, khi nào? Một xưởng có tổ chức sẽ QC ở nhiều trạm trong chuyền, không chỉ kiểm tra một lần lúc cuối cùng.
• ☐ Giá có minh bạch theo từng hạng mục không? Xưởng đáng tin sẽ tách giá vải, giá in, giá may, giá đóng gói rõ ràng — không gộp thành một con số mập mờ khiến bạn không biết mình trả tiền cho cái gì.
• ☐ Năng lực thực tế của xưởng đến đâu? Hỏi công suất tối đa/ngày, có đang nhận đơn khác cùng thời điểm không, để biết đơn của bạn có bị trễ vì xưởng ôm quá tải hay không.

Nếu bạn chưa biết nên hỏi câu nào ngoài danh sách này, tham khảo thêm bộ câu hỏi nên hỏi xưởng may chi tiết hơn, và đọc 8 dấu hiệu xưởng may uy tín & 5 cờ đỏ để biết câu trả lời nào là dấu hiệu tốt, câu nào là cờ đỏ cần dè chừng.

Một xưởng ngại trả lời rõ ràng những câu hỏi trên — né tránh, trả lời chung chung, hoặc hối bạn "cứ đặt đi rồi biết" — là dấu hiệu bạn nên cân nhắc lại trước khi đi tiếp.

Nhóm 2: Ký gì và chốt gì

Sau khi chọn được xưởng, đây là những giấy tờ và mốc cần chốt bằng văn bản — không chốt miệng, không chốt qua tin nhắn rồi thôi.

• ☐ Báo giá chi tiết theo từng hạng mục. Không nhận báo giá gộp một con số. Yêu cầu tách rõ: giá phôi/vải, giá in hoặc thêu, giá may, giá đóng gói, và điều kiện áp dụng (số lượng, khổ in, loại vải).
• ☐ Hợp đồng gia công. Ghi rõ số lượng, đơn giá, mốc thời gian giao hàng, trách nhiệm mỗi bên khi có lỗi hoặc trễ hẹn. Đọc kỹ trước hợp đồng gia công áo thun nên có những điều khoản gì để không bị thiếu sót khi ký.
• ☐ Biên nhận đặt cọc. Ghi rõ số tiền, ngày đặt, mã đơn hàng, và điều kiện hoàn/không hoàn cọc. Xem thêm phần đặt cọc xưởng may để hiểu mức cọc hợp lý và thời điểm nên đặt cọc.
• ☐ Tech pack đã được cả hai bên duyệt. Đây là tài liệu kỹ thuật quan trọng nhất — ghi rõ form, màu, chất liệu, vị trí in/thêu, cách đóng gói. Không có tech pack là gì và tại sao nó quyết định việc sản xuất đúng ý hay không, bạn dễ nhận về sản phẩm lệch hoàn toàn với hình dung ban đầu.
• ☐ Mốc thời gian rõ ràng cho từng bước. Ngày duyệt mẫu, ngày bắt đầu sản xuất đại trà, ngày giao hàng dự kiến — ghi thành mốc cụ thể, không nói chung chung "khoảng vài tuần".
• ☐ Xác nhận bằng văn bản mọi thay đổi. Nếu trong quá trình sản xuất có điều chỉnh gì so với tech pack ban đầu (đổi màu, đổi chất liệu), yêu cầu xác nhận lại bằng tin nhắn hoặc email — không để miệng nói miệng nghe.

Với brand mới ra mắt lần đầu, việc chốt đúng những giấy tờ này ngay từ đầu quan trọng không kém việc chọn đúng xưởng. Bạn có thể tham khảo thêm lộ trình 8 tuần ra mắt bộ sưu tập đầu tiên để biết mốc ký kết này nằm ở đâu trong toàn bộ hành trình.

Hỏi gì → Vì sao quan trọng

Nhóm 3: Kiểm gì khi nhận hàng

Đây là bước nhiều brand mới hay bỏ qua vì vội bán — nhưng chính lúc này là cơ hội cuối cùng để phát hiện vấn đề trước khi hàng đến tay khách.

• ☐ Đối chiếu với mẫu đã duyệt. Đặt sản phẩm thật cạnh mẫu duyệt trước đó — so màu, so form, so vị trí và độ nét của hình in/thêu. Lệch màu, lệch vị trí đều cần ghi nhận ngay tại chỗ.
• ☐ QC lỗi may. Kiểm đường chỉ, độ đều của mũi may, các điểm nối vai, tay, gấu áo. Lấy ngẫu nhiên một tỷ lệ sản phẩm trong lô để kiểm, không chỉ nhìn vài cái trên cùng.
• ☐ QC lỗi in/thêu. Kiểm độ bám mực, có bong tróc hay nứt không, đường thêu có bị đứt chỉ hay lệch tâm không. HYPO QC ở 3 trạm — sau in, sau gấp, trước đóng gói — nhưng dù xưởng nào, bạn vẫn nên tự kiểm lại một lượt khi nhận hàng.
• ☐ Đếm đúng số lượng. Đếm tổng số so với đơn đặt hàng, đừng chỉ tin theo số ghi trên phiếu giao hàng.
• ☐ Kiểm phân bổ size. Đối chiếu số lượng từng size (S/M/L/XL...) có đúng theo bảng phân bổ đã chốt hay không — thiếu một size cũng ảnh hưởng đến khả năng bán của cả lô.
• ☐ Kiểm đóng gói. Cách gấp áo, túi đựng, tem mác có đúng chuẩn đã thống nhất không — đây là thứ khách hàng nhìn thấy đầu tiên khi mở hàng.
• ☐ Ghi nhận vấn đề ngay, đừng để qua ngày. Nếu phát hiện lỗi, chụp ảnh, ghi rõ số lượng lỗi, gửi phản hồi cho xưởng trong thời gian ngắn nhất — càng để lâu càng khó xử lý.

Kiểm hàng không phải để bắt lỗi xưởng, mà để bảo vệ chính brand của bạn — khách hàng không quan tâm lỗi đến từ đâu, họ chỉ thấy sản phẩm có vấn đề là quay lưng với thương hiệu.

Dùng checklist này thế nào cho hiệu quả

In ra hoặc lưu file này, tick từng mục theo đúng 3 giai đoạn: hỏi trước khi chọn, ký khi chốt hợp tác, kiểm khi nhận hàng. Đừng làm tắt bước nào — kể cả khi bạn đã làm việc với một xưởng nhiều lần, mỗi đơn hàng mới vẫn nên đi lại đủ 3 nhóm, vì tech pack, số lượng hay yêu cầu in ấn có thể khác nhau giữa các đơn.

Với brand lần đầu sản xuất, cách an toàn nhất là chọn xưởng minh bạch ngay từ bước hỏi — không giấu giá, không né QC, sẵn sàng cho xem mẫu và ký hợp đồng rõ ràng. Đó cũng là cách HYPO làm việc với mọi local brand mới.

Câu hỏi thường gặp

Trước khi chọn xưởng may, cần hỏi những gì?

Hỏi rõ MOQ, lead time từ đặt đến giao, quy trình làm mẫu và thời gian ra mẫu, in/thêu làm in-house hay thuê ngoài, xưởng QC ở công đoạn nào, và giá có minh bạch theo từng hạng mục hay gộp mập mờ. Đây là bước lọc xưởng trước khi bàn tiền cọc hay hợp đồng.

Cần ký những giấy tờ gì khi hợp tác với xưởng may?

Tối thiểu cần: báo giá chi tiết theo từng hạng mục, hợp đồng gia công ghi rõ số lượng/mốc thời gian/trách nhiệm hai bên, biên nhận đặt cọc, và tech pack đã được cả hai bên duyệt và ký xác nhận trước khi vào chuyền sản xuất.

Khi nhận hàng từ xưởng may cần kiểm tra những gì?

Đối chiếu với mẫu đã duyệt trước đó, kiểm lỗi may và lỗi in trên một tỷ lệ sản phẩm, đếm đúng số lượng theo từng size, kiểm phân bổ size có khớp đơn đặt, và kiểm đóng gói trước khi xác nhận nhận hàng.

Có cần đặt cọc khi làm việc với xưởng may không?

Hầu hết xưởng uy tín đều yêu cầu đặt cọc để giữ chỗ sản xuất và mua nguyên liệu. Quan trọng là cọc bao nhiêu %, cọc vào lúc nào, và có biên nhận rõ ràng ghi số tiền, ngày, mã đơn hàng.

Tech pack có bắt buộc phải có trước khi sản xuất không?

Nên có. Tech pack ghi rõ thông số form, màu sắc, chất liệu, vị trí in/thêu, cách đóng gói. Không có tech pack rõ ràng, xưởng dễ hiểu sai ý brand, dẫn đến sản xuất lại tốn thời gian và tiền bạc của cả hai bên.

Xem thêm: Cẩm nang sản xuất áo thun local brand từ A–Z · Xưởng may trọn gói cho local brand